Деловое письмо без факапов

Fri, 07 Nov 2014 15:18:39 +0000

Отослал коллеге или клиенту электронное письмо, а он не ответил, переспросил или даже обиделся. «Что за фигня?» — подумал я и сделал чеклист.

Заполняй письмо снизу вверх: сначала файл, потом текст, затем тема и адресаты.
Прикрепил файл — укажи, что в нем находится и зачем это нужно.
Напиши, почему прислал письмо. С кем, как и о чем вы договорились? Пример: Как и договорились по телефону с Алексеем, присылаю договор.
Напиши, зачем прислал письмо. Если ожидаешь от собеседника действие, четко сформулируй его. Если нужен ответ, используй открытые вопросы (они начинаются со слов «что», «где», «когда», «почему»).
Используй контекст беседы. Подражай собеседнику в оформлении и формулировках. На письмо со списком вида 1., 2. ответь таким же списком с ответами на все пункты. Пишут тебе «ТОП Андройда» — так и отвечай, не выпендривайся.
Напиши понятную тему. Удали лишние Fwd и Re. Если в переписке начали обсуждать новый вопрос — поменяй тему и удали цитирование по старому вопросу.
В поле «Кому» оставь одного человека, который должен ответить. Не допускай коллективной ответственности и поставь остальных в копию — их реакция не обязательна. Почта часто играет роль таск-менеджера. В этом контексте письмо — задача, адресат — ответственный, ответы — комментарии к задаче, люди в копии — наблюдатели.
В копию поставь начальника или партнера со своей стороны и со стороны адресата. Они посоветуют и не позволят забить на задачу.
Перечитай письмо: проверь в Главреде, убери лишнее, уточни смысл. Письмо отложат, если в нем больше пяти содержательных предложений.
Перечитай письмо снова: убедись, что не задел адресата, поправь резкие формулировки. В письме не слышно интонаций и обидеть проще, чем в устной речи.

P.S. Владимир Устинов из IT Agency написал подробное руководство по составлению деловых писем.

Что еще посоветуете?

Блог Юры Пекова: заметки с тегом чеклист

Деловое письмо без факапов